Unterbrechungen vermeiden

Sicherlich kennst Du den „Flow“? Damit ist der Gemütszustand gemeint bei dem man wirklich zu 100% in einer Sache drin ist. Man ist völlig fokussiert und merkt gar nicht wie die Zeit verfliegt. Das tolle an dem „Flow“ ist nicht nur, dass man hier sehr produktiv arbeitet, sondern auch, dass die Arbeit gar nicht als belastend wahrgenommen wird, sondern man sich vielmehr regelrecht beflügelt fühlt.

Wäre es nicht schön, wenn man auch den Lernmodus für die EQE im „Flow“ durchführen könnte?

Nun, das kann man, wenn man ein paar einfache Regeln beachtet:

Eine wichtige Regel ist, dass man sich nicht unterbrechen lassen darf. Studien zeigen, dass man in der Regel 20 Minuten braucht, um überhaupt in den „Flow“ zu kommen, also sich so fokussiert einer Sache zugewendet hat, dass man völlig darin aufgeht.

Leider sind die modernen Kommunikationsmedien absolute „Flow“-Killer, denn Email, WhatsApp, Twitter & Co. Unterbrechen unsere Aufmerksamkeit im Minutentakt.

Daher ist es eine wichtige Voraussetzung um in den richtigen Lern-„Flow“ zu kommen alle Ablenkungen dieser Art abzuschalten.

Schalte das Telefon ab (vollkommen stumm, nicht nur auf „lautloses Vibrieren“) und den Computer am Besten erst gar nicht ein. Erinnerungen und Email-Alerts sollten natürlich auch nicht stören. Sage Deiner Familie, dass sie Dich nicht stören dürfen und schließe die Tür ab. Wenn du daheim nicht die notwendigen Maßnahmen erreichen kannst, die Du für vollkommene Ungestörtheit brauchst, dann gehe in den Leseraum eine Bibliothek oder gehe für ein paar Wochen in ein Kloster ohne WLAN und Handy-Empfang (kein Witz!).

Wenn Du einmal im Lern-„Flow“ warst, wirst Du feststellen um wie viel effektiver Du den Stoff verstehst, durchdringst und auch behältst.

Ein fokussiertes Ziel pro Tag

Wenn Du dazu neigst, Dich schnell vom Tagesgeschäft ablenken zu lassen, dann empfehle ich Dir noch einen weiteren Tipp: Anstatt zu viele verschiede Lern-Ziele bzw. lange „to-do“-Listen für ein Tag aufzusetzen, solltest Du Dir ein einziges echtes Ziel pro Tag setzen. Wichtig ist, dass Du dieses Ziel als erste Handlung des Tages vor allen anderen angehst. Gleich nach der Morgenroutine, z.B. Ankunft im Büro und erstem Kaffee, legst Du los. Also noch bevor Du Deine morgendlichen Emails checkst, Telefonate führst, mit den Kollegen redest oder in einer anderen Form in das Tagesgeschehen eintauchst.

Selbst heute wende ich diese Methode noch im Alltagsgeschäft gelegentlich an wenn es zu stressig wird und ich das Gefühl habe, der Alltag „frisst“ die wichtigen Aufgaben auf: Die ersten ein bis maximal zwei Stunden gehören morgens einer ausgewählten Aufgabe, die ich konzentriert ohne Telefon, Email, ja sogar idealerweise ohne Einschalten des Computers und notfalls mit einem „Bitte nicht stören“-Schild an der Tür abarbeite.

Auf diese Weise komme und bleibe ich im „Flow“ und habe schon morgens eine wichtige Aufgabe erledigt. Das befreit und motiviert für den ganzen Tag.

Doch was ist wenn etwas dringend ist?

Glaube mir, nur die wenigsten Ereignisse sind so dringend, dass sie nicht auch noch in ein, zwei Stunden erledigt werden können.

Durch die schnellen Kommunikationsmittel haben wir uns angewöhnt uns unter Druck setzen zu lassen bzw. auch andere unter Druck zu setzen, wenn diese nicht sofort antworten. Hier muss man seine Kommunikationspartner auch ein Stück weit erziehen.

Denn wer auf jede Nachricht innerhalb von wenigen Minuten reagiert, der schafft natürlich Ungeduld beim Kommunikationspartner, wenn die Antwort mal bis zum Nachmittag dauert. Die Folge sind Nachfrage-Nachrichten wie z.B. „Hast Du meine Email erhalten?“.

Wenn ich hingegen es zu meinem Grundsatz mache, dass ich z.B. nur zweimal am Tag meine Emails beantworte, dann lernen das meine Kommunikationspartner auch mit der Zeit und erwarten auch keine unmittelbare Antwort.

Im Grunde müssen wir alle lernen unsere Nachrichten besser zu Prioritisieren.

Eigentlich gibt es nur folgende Kategorien:

  • Wichtig
  • Dringend
  • Wichtig und dringend
  • Weder wichtig noch dringend

Wichtige Nachrichten, die aber auch noch morgen oder nächste Woche erledigt werden können lassen sich häufig gut mit Emails lösen. Eine solche wichtige Nachricht wäre z.B. die Ausarbeitung einer neuen Erfindungsmeldung. Hier lohnt es sich die Zeit zu nehmen in einem gut formulierten und ausführlichen Text in einer Email die anstehende Aufgabe niederzuschreiben, so dass alle Beteiligten eine gute Grundlage haben. Nachfolgefragen sollte man dann aber mittels anderer Kommunikationsplattformen besprechen, z.B. mit einer Telefonkonferenz.

Dringende Nachrichte, die aber nicht so wichtig sind, kann man mittels chatartigen Programmen, wie z.B. WhatsApp, Skype-Chat & Co. Verschicken. Hier sollte man aber in Kauf nehmen, dass der andere im Moment nicht gestört werden will und daher nicht antwortet. Ein Beispiel für eine dringende, aber eigentlich unwichtige Anfrage wäre z.B. ob der Kollege gleich zum Kaffeetrinken mitkommen will.

Bei wichtigen und dringenden Nachrichten muss man hingegen vereinbaren, dass ich immer nur über einen Kanal kontaktiert werde. Bei wichtigen und dringenden Nachrichten könnte man z.B. vereinbaren, dass immer angerufen werden soll oder dass die Sekretärin über eine spezielle Nummer versucht einen zu erreichen. Schon das Besprechen der Mailbox mit Bitte um Rückruf verbietet sich hier. Nur auf diese Weise kann ich mich als Empfänger darauf verlassen, dass eine solche wichtige und dringende Nachricht zu mir durchdringt und nicht irgendwo in meinem Email-Eingang verborgen liegt oder als hundertste WhatsApp-Nachricht im Posteingang verschüttet ist. Eine solche wichtige und dringende Nachricht wäre z.B. wenn ein Gerichtsvollzieher mit Besichtigungsverfügung beim Mandanten vor der Tür steht.

Wenn man ehrlich ist, sind die wichtigen und dringenden Nachrichten ganz große Ausnahmen, die selbst bei sehr beschäftigten Menschen nur vielleicht einmal im Monat auftreten. Gerade gute Planung im Voraus vermeidet, dass viele wichtige Nachrichten auch dringend werden, daher sollte man, wenn man häufig mit wichtigen und dringenden Nachrichten zu kämpfen hat, seine Tagesplanung genau überprüfen und verbessern.

Weder wichtige noch dringende Nachrichten sollte man übrigens ganz vermeiden oder in die Freizeitstunden (Mittagspause, Kaffeeepause, Feierabend) verlegen und möglichst mit kurzlebigen Kommunikationsmedien (mündlich, nicht gespeicherter Chat, etc.) austauschen.

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