Archiv für den Monat: Februar 2019

Selbstorganisation: Nützliche Tools

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Kennst Du das? Du bist unterwegs in der U-Bahn und plötzlich kommt ein Gedanke für Deine Lernvorbereitung auf den Du  gerne sofort festhalten willst?

Abhilfe schafft hier natürlich der gute, alte Notizzettel mit dem Du die Frage schnell festhalten kannst und somit den Kopf wieder „frei bekommst“.

Allerdings hat diese „Zettelwirtschaft“ auch Nachteile. Je nachdem wie organisiert Du bist, kann es durchaus vorkommen, dass diese Zettel auch verloren gehen. Außerdem ist nicht gesagt, dass man auch immer einen Zettel zur Hand hat, wenn man ihn braucht um einen Gedanken festzuhalten (z.B. in der U-Bahn oder im Auto).

Ich nutze daher sehr gerne Apps, die idealerweise plattformübergreifend eigensetzt werden können, und mit denen ich schnell meine Gedanken – nicht nur in einer Lernsituation – festhalten kann.

Drei Tools, die in diesem Sinne sehr gut funktionieren will ich hier kurz vorstellen:

App: Microsoft „to do“ (ehemals „Wunderlist“)

„To do“ ist, wie der Name schon sagt, eine elektronische „to do“-Liste. Das Tolle an „to to“ ist, dass diese App kostenlos ist (Microsoft-Registrieung ist allerdings notwendig) und sowohl auf Android als auch auf Apple-Systemen läuft.

Somit ist die App immer in der Nähe: Auf dem iPhone oder dem Samsung-Smartphone, auf dem Tablet und sogar auf dem Computer.

Die Bedienung ist denkbar einfach. Intuitiv lassen sich Listen mit offenen Punkten erstellen, die man dann durch abhaken auch wieder abarbeiten kann. Eine Notizfunktion erlaubt auch längere Einträge innerhalb eines Listeneintrags. Die Einträge können auf verschiedene Arten sortiert werden und man kann die Listen sogar mit anderen Menschen teilen (z.B. eine Einkaufsliste). „To do“ gleicht alle eingegebenen Daten über die Geräte ab, auf denen ein Nutzer angemeldet ist.

Ich nutze „To do“ regelmäßig, um schnell Gedanken festzuhalten – unter anderem über welches Thema ich den nächsten Blogartikel schreiben will.

Evernote

Evernote ist eine Art elektronisches Notizbuch. Auch Evernote funktioniert plattformübergreifend und gleicht alle eingegebenen Daten über die Geräte ab, auf denen ein Nutzer angemeldet ist.

Evernote kommt in einer kostenlosen Basisversion, bei häufiger Nutzung auf mehr als zwei Geräten wird man aber eher auf die Plus- oder Premiumversion umsteigen wollen, die als kostenpflichtiges Abo-System aufgebaut sind.

Im Vergleich zu „To do“ ist Evernote sehr viel umfangreicher. Das Ziel von Evernote ist das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in allen denkbaren Formaten. Daher lassen sich bei Evernote alle möglichen multimedialen Mittel nutzen, wie z.B. Audioaufnahmen und Fotografien, um Gedanken und Punkte festzuhalten. Selbst Handschriften sollen erkannt werden (obwohl ich diese Funktion bisher noch nie genutzt habe).

Durch das Einbinden von Multimedia-Dateien ist Evernote noch besser geeignet auch komplexere Fragestellungen festzuhalten. So könnte man z.B. beim Lernen eine Idee einfach diktieren oder per Foto festhalten, anstatt sie langwierig einzutippen.

Es ist ein wenig Geschmacksache, ob man diese Komplexität braucht oder eher mit dem einfacheren „To do“ besser zurecht kommt. Außerdem ist es natürlich auch eine Geldfrage.

Trello

Vielleicht kennt ihr die Organisation von Aufgaben mit Hilfe von „post-it“-Klebezetteln? Nun, Trello ist die elektronische Umsetzung dieses Konzepts.

Gerade wenn man in einer Lerngruppe arbeitet und seine Aufgaben unter verschiedenen Teilnehmern aufteilt, ist Trello sehr gut geeignet den Überblick darüber zu behalten, wer was gerade macht und das schon bearbeitet wurde bzw. noch aussteht.

Als Projektmanagementsoftware ermöglicht es Trello auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Diese Listen können beliebig bearbeitet und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden.

Aufgaben können schnell von einem Teilnehmer zum anderen verschoben werden und man behält dennoch stets den Überblick.

Auch Trello funktioniert plattformübergreifend und gleicht alle eingegebenen Daten über die Geräte ab, auf denen die Nutzer angemeldet sind.

Alle Grundfunktionen der Anwendung können kostenlos genutzt werden, z. B. ein Board erstellen und mit anderen Mitgliedern bearbeiten. Allerdings sind Extrafunktionen wie Hintergrundbilder und Sticker nur für kostenpflichtige Gold-Accounts freigeschaltet.

Unterbrechungen vermeiden

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Sicherlich kennst Du den „Flow“? Damit ist der Gemütszustand gemeint bei dem man wirklich zu 100% in einer Sache drin ist. Man ist völlig fokussiert und merkt gar nicht wie die Zeit verfliegt. Das tolle an dem „Flow“ ist nicht nur, dass man hier sehr produktiv arbeitet, sondern auch, dass die Arbeit gar nicht als belastend wahrgenommen wird, sondern man sich vielmehr regelrecht beflügelt fühlt.

Wäre es nicht schön, wenn man auch den Lernmodus für die EQE im „Flow“ durchführen könnte?

Nun, das kann man, wenn man ein paar einfache Regeln beachtet:

Eine wichtige Regel ist, dass man sich nicht unterbrechen lassen darf. Studien zeigen, dass man in der Regel 20 Minuten braucht, um überhaupt in den „Flow“ zu kommen, also sich so fokussiert einer Sache zugewendet hat, dass man völlig darin aufgeht.

Leider sind die modernen Kommunikationsmedien absolute „Flow“-Killer, denn Email, WhatsApp, Twitter & Co. Unterbrechen unsere Aufmerksamkeit im Minutentakt.

Daher ist es eine wichtige Voraussetzung um in den richtigen Lern-„Flow“ zu kommen alle Ablenkungen dieser Art abzuschalten.

Schalte das Telefon ab (vollkommen stumm, nicht nur auf „lautloses Vibrieren“) und den Computer am Besten erst gar nicht ein. Erinnerungen und Email-Alerts sollten natürlich auch nicht stören. Sage Deiner Familie, dass sie Dich nicht stören dürfen und schließe die Tür ab. Wenn du daheim nicht die notwendigen Maßnahmen erreichen kannst, die Du für vollkommene Ungestörtheit brauchst, dann gehe in den Leseraum eine Bibliothek oder gehe für ein paar Wochen in ein Kloster ohne WLAN und Handy-Empfang (kein Witz!).

Wenn Du einmal im Lern-„Flow“ warst, wirst Du feststellen um wie viel effektiver Du den Stoff verstehst, durchdringst und auch behältst.

Ein fokussiertes Ziel pro Tag

Wenn Du dazu neigst, Dich schnell vom Tagesgeschäft ablenken zu lassen, dann empfehle ich Dir noch einen weiteren Tipp: Anstatt zu viele verschiede Lern-Ziele bzw. lange „to-do“-Listen für ein Tag aufzusetzen, solltest Du Dir ein einziges echtes Ziel pro Tag setzen. Wichtig ist, dass Du dieses Ziel als erste Handlung des Tages vor allen anderen angehst. Gleich nach der Morgenroutine, z.B. Ankunft im Büro und erstem Kaffee, legst Du los. Also noch bevor Du Deine morgendlichen Emails checkst, Telefonate führst, mit den Kollegen redest oder in einer anderen Form in das Tagesgeschehen eintauchst.

Selbst heute wende ich diese Methode noch im Alltagsgeschäft gelegentlich an wenn es zu stressig wird und ich das Gefühl habe, der Alltag „frisst“ die wichtigen Aufgaben auf: Die ersten ein bis maximal zwei Stunden gehören morgens einer ausgewählten Aufgabe, die ich konzentriert ohne Telefon, Email, ja sogar idealerweise ohne Einschalten des Computers und notfalls mit einem „Bitte nicht stören“-Schild an der Tür abarbeite.

Auf diese Weise komme und bleibe ich im „Flow“ und habe schon morgens eine wichtige Aufgabe erledigt. Das befreit und motiviert für den ganzen Tag.

Doch was ist wenn etwas dringend ist?

Glaube mir, nur die wenigsten Ereignisse sind so dringend, dass sie nicht auch noch in ein, zwei Stunden erledigt werden können.

Durch die schnellen Kommunikationsmittel haben wir uns angewöhnt uns unter Druck setzen zu lassen bzw. auch andere unter Druck zu setzen, wenn diese nicht sofort antworten. Hier muss man seine Kommunikationspartner auch ein Stück weit erziehen.

Denn wer auf jede Nachricht innerhalb von wenigen Minuten reagiert, der schafft natürlich Ungeduld beim Kommunikationspartner, wenn die Antwort mal bis zum Nachmittag dauert. Die Folge sind Nachfrage-Nachrichten wie z.B. „Hast Du meine Email erhalten?“.

Wenn ich hingegen es zu meinem Grundsatz mache, dass ich z.B. nur zweimal am Tag meine Emails beantworte, dann lernen das meine Kommunikationspartner auch mit der Zeit und erwarten auch keine unmittelbare Antwort.

Im Grunde müssen wir alle lernen unsere Nachrichten besser zu Prioritisieren.

Eigentlich gibt es nur folgende Kategorien:

  • Wichtig
  • Dringend
  • Wichtig und dringend
  • Weder wichtig noch dringend

Wichtige Nachrichten, die aber auch noch morgen oder nächste Woche erledigt werden können lassen sich häufig gut mit Emails lösen. Eine solche wichtige Nachricht wäre z.B. die Ausarbeitung einer neuen Erfindungsmeldung. Hier lohnt es sich die Zeit zu nehmen in einem gut formulierten und ausführlichen Text in einer Email die anstehende Aufgabe niederzuschreiben, so dass alle Beteiligten eine gute Grundlage haben. Nachfolgefragen sollte man dann aber mittels anderer Kommunikationsplattformen besprechen, z.B. mit einer Telefonkonferenz.

Dringende Nachrichte, die aber nicht so wichtig sind, kann man mittels chatartigen Programmen, wie z.B. WhatsApp, Skype-Chat & Co. Verschicken. Hier sollte man aber in Kauf nehmen, dass der andere im Moment nicht gestört werden will und daher nicht antwortet. Ein Beispiel für eine dringende, aber eigentlich unwichtige Anfrage wäre z.B. ob der Kollege gleich zum Kaffeetrinken mitkommen will.

Bei wichtigen und dringenden Nachrichten muss man hingegen vereinbaren, dass ich immer nur über einen Kanal kontaktiert werde. Bei wichtigen und dringenden Nachrichten könnte man z.B. vereinbaren, dass immer angerufen werden soll oder dass die Sekretärin über eine spezielle Nummer versucht einen zu erreichen. Schon das Besprechen der Mailbox mit Bitte um Rückruf verbietet sich hier. Nur auf diese Weise kann ich mich als Empfänger darauf verlassen, dass eine solche wichtige und dringende Nachricht zu mir durchdringt und nicht irgendwo in meinem Email-Eingang verborgen liegt oder als hundertste WhatsApp-Nachricht im Posteingang verschüttet ist. Eine solche wichtige und dringende Nachricht wäre z.B. wenn ein Gerichtsvollzieher mit Besichtigungsverfügung beim Mandanten vor der Tür steht.

Wenn man ehrlich ist, sind die wichtigen und dringenden Nachrichten ganz große Ausnahmen, die selbst bei sehr beschäftigten Menschen nur vielleicht einmal im Monat auftreten. Gerade gute Planung im Voraus vermeidet, dass viele wichtige Nachrichten auch dringend werden, daher sollte man, wenn man häufig mit wichtigen und dringenden Nachrichten zu kämpfen hat, seine Tagesplanung genau überprüfen und verbessern.

Weder wichtige noch dringende Nachrichten sollte man übrigens ganz vermeiden oder in die Freizeitstunden (Mittagspause, Kaffeeepause, Feierabend) verlegen und möglichst mit kurzlebigen Kommunikationsmedien (mündlich, nicht gespeicherter Chat, etc.) austauschen.

Über Pausen und Auszeiten

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Ich habe an einer Stelle in meinem Blog über den „Flow“ gesprochen, jenes Gefühl der fokussierten Arbeit, bei dem man die Zeit vergisst und die Arbeit produktiv von der Hand geht. Auf diese Weise kann man stundenlang über einem Thema brütenund merkt noch nicht einmal wie schnell die Zeit vergeht.

Bei aller „Arbeitswut“ ist es aber genauso wichtig regelmäßige Pausen einzubauen, da diese die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit erhöhen.

Daher solltest Du, wenn Du mit dem intensiven Lernen beginnst, unbedingt auch ein paar Grundregeln zu regelmäßigen Pausen berücksichtigen:

  1. Spätestens alle zwei Stunden solltest Du eine kurze Pause von 5-10 Minuten machen. Es gibt hierfür übrigens kleine Programme wie z.B. „Time-Out“, die Dich regelmäßig an die Pause erinnern.
  2. Rituale helfen nicht nur beim Überwinden des Inneren Schweinehundes zu Beginn einer Aufgabe, sondern helfen auch beim Pausieren. Zum Beispiel eine Kaffeepause am Vormittag oder eine Spazierpause am Nachmittag.
  3. Die Pause sollte eine echte Abwechslung von dem sein, was Du gerade tust. Beim Lernen ist das in der Regel eine sitzende Tätigkeit im Büro oder Lernraum. Hier bietet es sich an wirklich eine kurze Runde an der frischen Luft und bei Sonnenlicht einzubauen. Das bringt den Kreislauf in Schwung und verbessert auch die Laune. Auch kurze Auflockerungsübungen können das Wohlbefinden steigern.
  4. Natürlich sollte man für Pausen nicht warten, bis man vor Erschöpfung nicht mehr kann. Vielmehr sollten Pausen nach Abschluss einer Arbeit oder spätestens bei ersten Ermüdungszeichen gehalten werden.
  5. Wenn man es sich einrichten kann, kann auch ein nachmittäglicher „Power Nap“ Wunder wirken. Gerade um die Mittagszeit kämpfen viele darum ihre Konzentration hoch zu halten.

Die Vorteile des „Powernapping“ sind in vielen Studien inzwischen belegt:

  • „Powernapping“ wirkt sich positiv auf das Kurzzeitgedächtnis aus.
  • „Powernapping“ steigert die Leistung.
  • „Powernapping“ reduziert das Gewicht: Müde Menschen haben einen größeren Appetit auf fette und süße Lebensmittel.
  • „Powernapping“ schützt vor Herzkrankheiten: Wenn Sie drei Mal wöchentlich mittags eine halbe Stunde schlafen, können Sie Ihr Herzinfarktrisiko um 37 Prozent senken.
  • „Powernapping“ macht gute Laune: Wer wenig geschlafen hat, ist schnell gereizt. Ein Schläfchen steigert die Konzentration von Serotonin im Blut, einem Hormon, das die Stimmung hebt.
  • „Powernapping“ beugt Erschöpfungszuständen vor.

Dabei sollte man allerdings beachten, dass der Kurzschlaf nicht mehr als 20-30 Minuten dauern sollte. Die optimale Zeit ist zwischen 13 und 14 Uhr, am besten nach der Mittagspause. Damit es mit dem Einschlafen klappt, kann man sich Entspannungsmusik auf die Ohren spielen oder Entspannungstechniken wie Yoga oder autogenes Training üben.

Aller Anfang ist schwer

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Gerade die Lerntypen, die zur „Aufschieberitis“ oder Prokrastination neigen, kennen das: Man sieht sich einer Aufgabe gegenüber und kann sich einfach nicht überwinden mit dieser zu beginnen. Man verschiebt den Beginn der Aufgabe immer weiter in die Zukunft und irgendwann bricht das große Chaos aus, weil die Prüfung schon bald bevor steht.

Dieses Vermeidungsverhalten ist auch ganz natürlich: Unser Körper will sich vor unangenehmen Aufgaben – und die Vorbereitung auf eine Prüfung zählt zweifellos dazu – schützen.

Routine hilft!

Um die Anfangsschwelle des „Loslegenmüssens“ zu überwinden hilft es häufig „Alltagstrigger“ zu nutzen. Was meine ich damit?

Nun, überlege mal, wie Deine morgendliche Aufstehroutine aussieht. Aufstehen, Duschen, Zähneputzen, Frühstücken, etc. Das alles läuft bei den Meisten so automatisch ab, dass man kaum noch darüber nachdenkt. Und das ist gut so, denn würde man jedes Mal neu anfangen über den Sinn des Zähneputzens nachzudenken, dann könnte es sehr schnell passieren, dass man diese Aufgaben auslässt oder in Frage stellt.

Umso weniger das (bewusste) Gehirn über Tätigkeiten nachdenken muss, umso weniger Chancen gibt es, dass sich hier Widerstände aufbauen, die zur Prokrastination führen können.

Das Tolle ist, dass wir diese Routinen nutzen können um auch neue Aufgaben, wie z.B. regelmäßiges Lernen, ebenfalls zu einer Routine werden zu lassen.

Wenn ich zum Beispiel festlege, dass ich jedes Mal nach meinem Nachmittagskaffee eine halbe Stunde EQE-Aufgaben löse, dann verknüpfe ich die etablierte Routine des Kaffeetrinkens mit dem neuen Verhalten des nachmittäglichen Lernens.  Das Kaffeetrinken wird so zum „Trigger“ für ein neues Verhalten, welches mit der Zeit ebenfalls zur Routine wird.

Natürlich muss man dieses neue Verhalten eine Weile beibehalten, damit es zur Routine wird, aber nach einiger Zeit stellt man fest, dass man (fast) nicht mehr über diesen Punkt nachdenkt.

Auf diese Weise kannst Du – allerdings immer in kleinen Schritten – ein umfangreiches Lernroutine-Programm aufbauen, dass durchaus mehrere Stunden umfassen kann.

10 Minuten-Trick

Der 10 Minuten-Trick ist ein Trick mit der Du die Hürde zum Anfang einer Arbeit überwinden kannst. Er funktioniert so: Du machst ein Versprechen mit Dir selbst, dass Du die vorliegende Aufgabe 10 Minuten lang konzentriert ausführen willst. Nach Ablauf der 10 Minuten darfst Du die Aufgabe jederzeit wieder beenden. Dazu kannst Du Dir gerne einen Timer oder ähnliches setzen, allerdings ohne das bei Ablauf der Zeit ein Signal zu hören ist.

Der Trick basiert auf der Erkenntnis, dass wenn Du erst einmal 10 Minuten mit einer Aufgabe beschäftigst bist, Du häufig erkennst, dass Du gute Fortschritte machst und es Dir gar nicht mehr so viel ausmacht, einfach weiter zu machen, bis die Aufgabe zu einem sinnvollen Ende geführt wurde.

Das erstaunliche dabei ist, dass der Trick funktioniert obwohl Du weißt, dass Du Dich gerade selbst austrickst!

Denn wenn erst einmal die Bücher ausgepackt sind, man erst einmal die ersten Prüfungsfragen nachgeschlagen und beantwortet hat, dann ist es gar nicht mehr so schlimm noch eine und noch eine weitere Aufgabe zu lösen.

In vielen Fällen wirst Du dann beim Blick auf die Uhr nach einer Weile überrascht feststellen, dass eigentlich schon viel mehr Zeit vergangen ist als die zehn Minuten, die Du Dir ursprünglich zugestanden hast.

Der „zehn-Minuten“-Trick hilft auf diese Weise sehr einfach über die Anfangsschwelle des „Loslegenmüssens“ hinweg.

Kenne Deine Tageszeiten

Es gibt Morgenmuffel und Frühaufsteher. Und es gibt auch über den Tag verteilt Phasen in denen man mehr Energie für Aufgaben aufwenden kann, als zu anderen Zeiten.

Daher ist es wichtig sich selbst zu kennen und den Tagesablauf entsprechend zu gestalten.

Es macht einfach keinen Sinn, wenn Du als Morgenmuffel Dir vornimmst jeden Morgen vor der Arbeit zwischen 5 und 7 Uhr zu lernen. Selbst wenn objektive Umstände, z.B. das Haus ist ruhig, die Familie schläft noch, auf der Arbeit passiert noch nicht viel, ideal zum Lernen geeignet scheinen. So früh morgens wirst Du nicht die Leistung bringen können, die Du brauchst.

Da ist es sinnvoller z.B. abends nach dem Abendbrot noch 2-3 Stunden in einem ruhigen Lernraum zu verbringen.

Außerdem unterscheiden sich die Aufgaben ja auch. Vielleicht fällt es Dir leichter vormittags aktiv Prüfungsaufgaben zu lösen, während Du nachmittags lieber Kommentare zu Rechtsfragen liest.